O elektronicznej wymianie informacji między zamawiającymi a wykonawcami – nowelizacja Pzp – część VI

8 czerwca 2016 roku na posiedzeniu Senatu będzie omawiana uchwalona przez Sejm ustawa o zmianie prawa zamówień publicznych. Rewolucyjnych zmian, w stosunku do aktualnie proponowanych, nie powinniśmy się już jednak spodziewać. Znowelizowany dokument w nawiązaniu do dyrektyw Unii Europejskiej idzie w kierunku elektronizacji procesu udzielania zamówień prowadzonych w oparciu o ustawę Pzp. Ostateczny termin jej upowszechnienia został ustalony na 18 października 2018 roku, a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego na dzień 18 kwietnia 2017 roku. Szczególna regulacja związana ze sposobem komunikowania w zakresie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) zacznie obowiązywać od dnia 18 kwietnia 2018r. W tym  miejscu warto przypomnieć, że w związku z obowiązkiem stosowania Dyrektyw od 18 kwietnia 2016 roku, JEDZ w wersji papierowej wykonawcy mogą składać już w tej chwili: komunikat w sprawie stosowania JEDZ

Zgodnie z artykułem 10a ustawy (podstawowa zasada komunikowania się) „(…) komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, zwanego dalej „jednolitym dokumentem” odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Zamawiający może ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty lub może też dopuścić taką możliwość. Informacja ta powinna być zawarta w treści ogłoszenia o zamówieniu bądź zaproszeniu do składania ofert. W dokumentach przetargowych Zamawiający powinien wskazać niezbędne informacje dotyczące m. in. formatu, parametrów sprzętu elektronicznego w celu umożliwienia połączenia z podanymi katalogami elektronicznymi. Po wejściu w życie nowych przepisów, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu  oraz oświadczenia (w tym JEDZ), wykonawcy będą musieli składać, pod rygorem nieważności, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka, spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu.
W myśl Artykułu 10b. Zamawiający będą zobligowani do zapewnienia wykonawcom, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane przy prowadzonych postępowaniach do komunikacji elektronicznej oraz ich właściwości techniczne nie dyskryminowały i nie ograniczały dostępu do postępowania, w celu zachowania uczciwej konkurencji.
Nie wszystkie postępowania będą musiały być prowadzone w wyżej prezentowanej formie. Nowelizacja ustawy założyła okoliczności odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej (Art. 10c.) Przykładem może być np. zamówienie publiczne, którego dokumentacja wymaga użycia wyspecjalizowanego formatu plików, narzędzi które nie są ogólnie dostępne, bądź których otwarcie/obsługa wymaga posiadania licencji i nie mogą być udostępnione do pobrania. Innym przykładem mogą być postępowania w których użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, którego zamawiający nie posiada.
Zamawiający będzie miał prawo, w niektórych ściśle określonych przypadkach, wymagać użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne (Art. 10d.). Może tak zrobić jedynie w sytuacji gdy zaoferuje  nieograniczony, bezpośredni i bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do narzędzi, urządzeń lub formatów plików lub też sam udostępni wykonawcom w sieci odpowiednie narzędzie, o ile brak dostępu nie wynika z przyczyn dotyczących wykonawcy, lub sam zamawiający udostępni inny środek komunikacji elektronicznej do składania części oferty.

Zasada obliczania terminu, która jest ściśle powiązana z zasadą komunikacja, została w końcu jednoznacznie określona. Zgodnie z treścią art. 14 ust. 2 nowelizacji ustawy Pzp jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji przy obliczaniu terminu na zadawanie pytań zamawiającemu, udzielenie wyjaśnień lub uzupełnień do złożonych wniosków i ofert lub też przy obliczaniu terminu na wniesienie środków ochrony prawnej. Wcześniej wielu wykonawców z ostrożności procesowej obliczało ten dzień wstecz zwłaszcza, gdy termin na dokonanie czynności przypadał w sobotę. Orzecznictwo w tej kwestii było niejednoznaczne i chcąc zachować ostrożność, wykonawcy bardzo często byli zmuszeni do skrócenia terminów ustawowych. Po wejściu w życie nowelizacji tego problemu już nie będzie.

Reasumując, nowelizacja ustawy oznacza rewolucję w zamówieniach publicznych w kontekście zasad komunikacji zamawiającego z wykonawcami. Z jednej strony będzie to duże uproszczenie całego procesu, z drugiej strony, już na tym etapie pojawiają się pierwsze problemy chociażby w postaci braku narzędzi informatycznych, które umożliwią realizację ww. założeń.

Autor: Krzysztof Robacki